1. Gør indkaldelsen interessant
Sørg for at indkaldelsen er sat op med lidt billeder, farver og en indbydende tekst.
De formelle punkter skal selvfølgelig være der, men der er mulighed for at ændre udtrykket eller lave en reel invitation, som beboerne kan få ved siden af.
Gør afdelingsmødet til en positiv begivenhed og ikke kun en formel pligt, både i invitationen og på selve dagen.
2. Inviter i god tid og reklamér på jeres kanaler
Inviter beboerne i god tid, og brug de kanaler I har til at forklare, hvorfor det er vigtigt, at man deltager, og hvilken forskel ens stemme gør.
3. Gør dagsordenen relevant
”Der skal hund og kat på dagsordenen – så kommer alle”. Sådan lyder det tit, og måske er der sandhed bag udsagnet? I hvert fald er det væsentligt at tænke over, hvordan I gør dagsordenen relevant for beboerne. Er der emner, der fylder meget i jeres afdeling lige nu? Emner, der fylder i samfundet? Eller kan I tilføje et inspirationsoplæg eller workshop, som beboerne er interesseret i?
4. Forbered punkterne og indkomne forslag
Tænk over, hvordan I bedst muligt forbereder punkterne inden mødet, og tænk på at gøre dem korte og præcise. Hvordan bliver budgettet fremlagt? Hvordan byder vi velkommen? Kan årets beretning suppleres af billeder og video eller kan vi starte med en kort snak med sidemakkeren?
Hjælp også gerne beboerne med at forberede deres forslag inden de sendes ind. På den måde sikrer I jer, at forslagene faktisk kan stemmes om og er gennemarbejdet.
5. Mød beboerne, hvor de er
Gå rundt fra dør til dør, send en sms, duk op i lokale klubber eller mødesteder eller stå med kaffe i gården. En personlig invitation siger man sjældent nej til.
6. Gør det muligt for alle at deltage
Tilbyd børnepasning, overvej om tidspunktet for mødet passer til beboerne, afhold mødet et sted, hvor det er nemt for beboerne at komme til, og gør selve mødet så kort som muligt.
7. Skab liv før mødet starter
Overvej aktiviteter før mødet, fx kreative værksteder eller lege for børn, strikkeklub, madlavning, bålhygge eller andet, som gør det attraktivt at komme i god tid.
8. Tænk fællesskabet ind
Lav aktiviteter inden mødet starter, afsæt midler til fællesspisning, foodtruck eller kaffevogn, planlæg små aktiviteter, hvor beboerne kan lære hinanden at kende og sørg for at alle føler sig velkomne.
9. Samarbejd med lokale aktører
Hold mødet i jeres lokale kulturhus eller beboerhus, inddrag lokale foreninger, kunstnere, oplægsholdere og undersøg, hvilke ressourcer der allerede findes i området.
Kan lokale unge hjælpe med børnepasning? Er der en madklub, der kan lave mad? Kunne det være relevant at invitere nærpolitiet, frivilligcenteret, kommunen eller andre til at holde et lille oplæg?
10. Bryd rammerne og gør det festligt
Skal afdelingsmødet være kedeligt, bare fordi vi skal tage formelle beslutninger? Nej, tænkt over, hvordan I kan gøre det festligt og let. Brug musik, aktiviteter, lege, spil, pynt, skab liv før og efter mødet. Gør det mindre ’farligt’ for beboerne at deltage, og gør afdelingsmødet til årets begivenhed, som beboerne ser frem til.
Nogle boligafdelinger har allerede gjort brug af flere af de gode råd. Læs om deres erfaringer.
Eksempel: Stole i rundkreds gav bedre tone og dialog
”Mit første afdelingsmøde som en del af bestyrelsen var frygteligt. Jeg gik hjem fra mødet og tænkte, at det skulle jeg ikke prøve igen”, siger Else Nielsen, der er medlem af afdelingsbestyrelsen i Højstrupparken.
Ubehagelig stemning, skænderier, grupperinger og en hård tone. Sådan var virkeligheden for afdelingsbestyrelsen i Højstrupparken i Vallensbæk Boligselskab, når årets afdelingsmøde skulle holdes. I mange år oplevede de, at afdelingsmødet var præget af en hård tone og en dårlig stemning blandt de fremmødte, hvilket både var ubehageligt for afdelingsbestyrelsen, men også betød, at mange beboere ikke mødte op.
Afdelingsbestyrelsen har derfor over en årrække arbejdet med, hvordan de kunne forbedre stemningen på mødet. De opdagede, at der faktisk ikke skulle mere til end at sætte borde og stole lidt anderledes end de plejede.
”Vi plejede at stille borde og stole helt klassisk op med afdelingsbestyrelsen ved et bord i den ene ende af rummet og beboerne i den anden ende. Vi opdagede, at opstillingen betød, at der på den måde blev skabt et ’os’ og ’dem’, og vi mødte som bestyrelse meget modstand, kritik og råb fra beboerne, når rummet var opdelt.”, forklarer Else Nielsen fra afdelingsbestyrelsen.
Bestyrelsen besluttede sig derfor for at prøve noget nyt, og valgte at sætte stolene i en stor rundkreds i stedet. ”Første gang vi satte stolene i en rundkreds, blev beboerne meget forbavsede”, fortæller Else. Det store emne på mødet var regelsæt for parkering, hvilket er et emne, der ofte skaber stor diskussion, men afdelingsbestyrelsen oplevede, at den nye opstilling virkelig hjalp på tonen.
Pludselig så alle hinanden i øjnene og alle var ligestillet. Afdelingsbestyrelsen fordelte sig rundt i cirklen blandt beboerne: ”Det blev til et sammenspil, du sidder side om side med de andre og det er sværere at råbe ad en, der sidder lige ved siden af dig”, siger Else Nielsen.
Siden hen har afdelingsbestyrelsen i Højstrupparken afprøvet flere forskellige opstillinger, og har mærket en markant forbedring i tonen og stemningen på mødet. De har blandt andet også prøvet at lave gruppeborde, hvor bestyrelsesmedlemmerne fordelte sig ved bordene, hvilket også fungerede rigtig godt, da bestyrelsen igen kom meget tættere på de øvrige beboere.
Foruden bordopstillingen har det også hjulpet bestyrelsen at have en skarp dirigent på mødet, og de to ting har betydet, at afdelingsmødet er gået fra at tage op til fire timer, til nu kun at tage lidt under to timer.
Eksempel: Foodtruck får beboerne op af sofaen
I Højstensgård, som er en af 3B´s boligafdelinger i Herlev, har afdelingsbestyrelsen også haft succes med at lave små justeringer ved afdelingsmødet.
Her har bestyrelsen valgt at sætte midler af til en foodtruck, der to timer inden mødet serverer mad til alle beboerne. Beboerne er velkomne til at komme ned og spise, også selvom de ikke deltager i mødet, men det har vist sig at lokke flere til også at deltage i selve afdelingsmødet:
”Det har været en stor succes. Der er kommet mange flere beboere end tidligere, og de bliver faktisk til mødet,” siger Sus Overgaard Nielsen, der er formand for afdelingsbestyrelsen i Højstensgård.
Afdelingsbestyrelsen begyndte at leje en foodtruck efter corona-tiden, da de havde svært ved at få beboerne til at komme til afdelingsmødet, og maden lokker beboerne til, som Sus fortæller: ”Det får folk op af sofaen, og der kommer faktisk så mange, at vi snart ikke kan være flere i beboerlokalet.”. Sus fortæller, at de er lykkes med at have et fast deltagerantal på omkring 170 personer fra de i alt 380 husstande i afdelingen.
Bestyrelsen har erfaret, at den uformelle stemning ved at spise foran foodtrucken gør, at mange konflikter eller tunge debatter kan afværges inden afdelingsmødet. Foodtrucken er bestilt to timer før mødet, og afdelingsbestyrelsen bruger tiden til at tale med de beboere, der har noget på hjerte. På den måde kan beboere, der ikke har lyst til at stille sig op til mødet, også komme med deres budskaber til afdelingsbestyrelsen.
”Mange beboere vil gerne snakke med bestyrelsen inden mødet uden for referat, men ønsker ikke at sige noget foran hele mødet. Det giver foodtrucken mulighed for, og det er en god måde at tage mulige problemer på forhånd.”, siger Sus Overgaard Nielsen.
Afdelingsbestyrelsen i Højstensgård har også arbejdet med at forbedre den formelle del af mødet. De har brugt mange kræfter på at sørge for, at materialet, der sendes ud inden mødet, er interessant for beboerne. Her tilføjer de billeder til årets beretning og inddrager referater fra deres forskellige udvalg. De bruger også indkaldelsen til at gøre beboerne opmærksom på aktuelle emner i afdeling, såsom at nudge dem til at parkere ved deres eget område.
I år har de valgt at tillægge en vejledning til, hvordan man laver det gode forslag, da de oplever, at beboerne stiller forslag, som ikke kan stemmes om. Samtidig bruger bestyrelsen også kræfter på at kontakte de beboere, der har brug for hjælp til deres forslag inden mødet. Det håber de, vil gøre det formelle møde mere effektivt.
Find hjælp til mødeledelse og dirigentsupport
På KAB’s hjemmeside kan du bl.a. blive klogere på dirigentens rolle og finde BL’s dirigentkorps.